Структура Доклада

К структуре Доклада обычно относится:

«1. Точность и практическая осуществимость. Это требование, если исследование выполнено добросовестно, не нуждается в объяснениях.

2. Учет точки зрения читателя. Прежде чем приступить к написанию доклада, важно ясно представить себе тех, кто будет его читать, следует выяснить: предназначен ли доклад для широкой публики, для одного человека, или группы лиц, глубоко заинтересованных в решении поставленных вопросов. Доклад, предназначенный для общего пользования, должен быть так составлен, чтобы смысл его был доступен пониманию лиц средней квалификации. Если доклад предназначается для высшего технического персонала, для членов комиссии или для руководителей бизнеса, обладающих основательным знанием вопроса, вполне допустимо пользоваться специальной терминологией, исходя из предположения, что основные технические положения будут вполне понятны и поэтому не нуждаются в дополнительных определениях или объяснениях.

Наличие различных групп читателей между этими двумя крайностями значительно осложняет это положение. Поэтому автор доклада должен заранее ясно себе представить будущих читателей и точно определить, каких знаний предмета можно от них ожидать, и насколько далеко надо идти в пояснении деталей. Перед автором стоит задача — изложить доклад так, чтобы все могли бы без труда его понять одновременно.

Следует предположить, как будет реагировать читатель на критику, которой подвергнуты привычные ему представления, или на некоторые предложения, указания или заключения, противоречащие его убеждениям.

Очень часто прекрасные доклады, детально разработанные, отлично построенные, вполне обоснованные в части заключения и рекомендаций, не имели успеха только потому, что содержащаяся в них критика и высказываемые предположений были так сформулированы, что вместо убеждения читателя вызывали в нем протест. [...]

3. Единство доклада. Единство — значит цельность построения доклада. Единство может быть нарушено:

• введением в доклад посторонних вопросов, как бы интересны они ни были сами по себе;
  
  
• внесением в текст деталей, нарушающих течение мысли. Это наиболее обычные причины нарушения единства многих докладов, приемлемых в других отношениях. Если требуется привести значительное количество различных статистических данных относительно продукции, населения и т. д., рекомендуется помещать в приложении статистические таблицы, графики, схемы, которые содержат исчерпывающие сведения. В самом же докладе необходимо поместить соответствующие ссылки.

Часто рекомендуется начинать доклад таким образом: "Настоящий доклад посвящен следующей проблеме" или: "Я имею в виду доказать следующее положение". Подобная вступительная фраза особенно применима для неофициальных докладов. Также важно определить предмет и в более длинных, официальных Докладах, и этой цели служит заглавие, оглавление и введение.

4. Связность доклада. Связность доклада во многом достигается тщательным распределением деталей к основному тексту. И, конечно, точным следованием плану. План дает гарантию того, что собранный и проанализированный аналитиком материал будет изложен наилучшим образом. Доклад отличается связностью, если он:

• тщательно разделен на части;
  
• части расположены в логической последовательности.

5. Пропорциональность доклада. Пропорциональность требует, чтобы каждому элементу доклада придавалось должное значение и была уделена соответственная доля внимания.

Относительное значение фактов удается довольно точно установить в процессе их сбора и последовательного взвешивания и проверки. Приступая к докладу, автор имеет довольно определенное представление о том, какое место отвести каждому отдельному вопросу.

Пропорциональность доклада неизбежно связана с его объемом. Соображения единства, связи и пропорциональности до известной степени влияют или даже предопределяют продолжительность доклада, однако, не вполне. Доклад должен быть достаточно емок, чтобы исчерпывать предмет, но не настолько длительным, чтобы утомлять слушателей или читателей. Краткость - это безусловное преимущество, так как при всех прочих равных условиях доклад, содержащий нужную информацию в краткой, ясной и сжатой форме, имеет больше шансов быть прочитанным и тем самым выполнить свое назначение. Иногда оказывается полезным разделить доклад на несколько частей и представить каждую из них самостоятельно. В таких случаях последняя часть резюмирует остальные и связывает воедино всю работу.

6. Стиль доклада. Большое значение для успеха дела имеет стиль письма, присущий автору. Если автор обладает хорошим, увлекательным стилем, текст легко читается, ясен и убедителен, сжат в изложении, нагляден в примерах, и если работа привлекательна по оформлению, то доклад имеет все шансы на успех.

Доклад должен быть интересен. Даже наиболее специальные предметы можно интересно и образно изложить, используя сравнения аналогии, уникальные факты. Поэтому искусство сделать доклад интересным придает ему еще большую ценность и значительно усиливает шансы на хороший прием.

Ясность является, несомненно, существенным условием хорошего стиля. Ясность изложения проистекает от четкого мышления, которое обусловлено правильным наблюдением и логичностью дедукции. Наглядности текста способствует умелое использование иллюстраций, примеров, графических материалов. Резюме, таблицы, формулы, выводы, разбивка на разделы и параграфы, подчеркивания, шрифтовые выделения - вот некоторые способы обратить особое внимание на центральные, конкретные идеи доклада. При этом соответствующие сюжеты легче всего запечатлеваются в памяти. Также целесообразно пользоваться разнообразием шрифтов, в частности различными видами курсивов и др. К этому следует еще добавить, что машинописное, компьютерное и типографское оформление всех докладов должно соответствовать современным стандартам документооборота».

Попов В.М., Ляпунов С.И., Филиппов В.В., Медведев Г.В., Современные бизнес-технологии, М., «Кнорус», 2006 г., с. 201-205.